Elektroninė prekyba auga tol, kol vieną dieną apskaita tampa kaklo raištis, kuris smaugia. Užsakymų daugėja, o jie vis dar perrašomi ranka. Jei dalis žemiau išvardytų situacijų atrodo pažįstamos, tikėtina, kad metas sujungti parduotuvę su apskaitos sistema.
1. Užsakymus perrašote ranka
Kiekvienas užsakymas iš el. parduotuvės į apskaitą patenka tik tada, kai kažkas jį įveda. Tai atima laiko ir, svarbiausia, įneša klaidų: ne tas kiekis, ne ta kaina, pamirštas mokestis. Kai per dieną ateina dešimtys užsakymų, rankinis perrašymas nebėra tvarus. Integracija leidžia užsakymui iš karto virsti sąskaita be žmogaus įsikišimo.
2. Atsargų likučiai nebeatitinka realybės
Jei parduotuvėje rodoma, kad prekės yra, o sandėlyje jų nebėra, kaltas uždelstas likučių atnaujinimas. Sujungus sistemas, kiekvienas pardavimas automatiškai sumažina atsargas, o pirkimas jas papildo. Taip išvengiama situacijų, kai klientas užsisako prekės, kurios realiai nebėra, ir tenka atšaukti užsakymą bei aiškintis.
3. Mėnesio uždarymas virto košmaru
Kai ataskaitiniu laikotarpiu reikia suvesti visus pardavimus iš kelių kanalų, mėnesio pabaiga ištįsta į kelias dienas. Automatinis duomenų srautas šį darbą paverčia beveik nematomu — duomenys jau yra sistemoje, lieka tik patikrinti. Tai ypač jaučiama įmonėse, kurios prekiauja per kelias platformas vienu metu.
4. Prekiaujate per kelis kanalus
El. parduotuvė, prekyvietės, fizinė parduotuvė su kasos aparatu — kiekvienas kanalas generuoja savo duomenis. Be integracijos jie gyvena atskirai, ir susidaryti bendrą vaizdą beveik neįmanoma. Sujungta sistema visus pardavimus suveda į vieną vietą, todėl matyti tikrą apyvartą ir pelningumą pagal kanalą tampa paprasta.
5. Nebematote, kurie produktai iš tiesų pelningi
Kai duomenys išsibarstę, sunku atsakyti į paprastą klausimą: kurie produktai neša pelną, o kurie tik apyvartą? Vieningoje sistemoje ši analizė prieinama iš karto. Galima pamatyti maržą pagal prekę, kategoriją ar tiekėją ir priimti sprendimus remiantis skaičiais, o ne nuojauta.
Į ką atkreipti dėmesį prieš jungiant
Ne visos integracijos vienodos. Prieš apsispręsdami pasitikslinkite, ar palaikoma būtent jūsų naudojama platforma — populiarios yra „WooCommerce“, „Shopify“, „PrestaShop“, „OpenCart“ ir kelios lietuviškos sistemos. Taip pat pasidomėkite, ar integracija veikia dvipusiškai, ar tik perkelia užsakymus. Dvipusis ryšys, kai atsargos ir kainos sinchronizuojamos abiem kryptimis, suteikia daugiausiai naudos.
Verta įvertinti ir kasos aparato (POS) sujungimą, jei turite fizinę prekybos vietą. Kai internetinė ir fizinė prekyba matoma vienoje sistemoje, atsargų valdymas tampa nuoseklus, o klaidų tikimybė mažėja.
Dažnos klaidos jungiant pirmą kartą
Keletas klaidų kartojasi beveik visada. Pirmoji — skuba: integracija įjungiama nepatikrinus, kaip ji veikia su realiais duomenimis, ir pirmąją didelę pardavimų dieną iškyla netikėtumų. Antroji — nesuderinti prekių kodai, dėl kurių sistema nebeatpažįsta, kuri prekė yra kuri. Trečioji — pamiršti mokesčių nustatymai, dėl kurių sąskaitose atsiranda neatitikimų. Visų šių klaidų išvengiama paprastai: prieš paleidžiant integraciją visu pajėgumu, verta ją išbandyti su nedideliu užsakymų kiekiu ir patikrinti kiekvieną grandį.
Ką integracija duoda ilguoju laikotarpiu
Trumpuoju laikotarpiu matoma nauda — sutaupytas laikas ir mažiau klaidų. Tačiau didžiausia vertė atsiskleidžia vėliau. Kai duomenys teka be rankinio įsikišimo, įmonė gali augti nedidindama administracinio personalo tuo pačiu tempu. Tai reiškia, kad apyvartos augimas nebevirsta proporcingu darbo krūvio augimu. Būtent dėl to integracija dažnai tampa tašku, nuo kurio el. parduotuvė pradeda plėstis sparčiau — nebelieka stabdžio, kuris anksčiau ribojo užsakymų kiekį. Be to, patikimi duomenys leidžia tiksliau planuoti atsargas ir pinigų srautą.
Kiek laiko užima perėjimas
Daugelį baugina diegimo procesas, tačiau praktikoje jis būna sklandesnis, nei atrodo. Patikimi tiekėjai teikia duomenų perkėlimo paslaugą ir padeda sukonfigūruoti ryšį su parduotuve. Svarbiausia — iš anksto susitarti, kas atsako už techninius niuansus, ir numatyti kelias dienas sistemos patikrai realiomis sąlygomis.
Verta numatyti ir pereinamąjį laikotarpį, kai kurį laiką senoji ir naujoji tvarka veikia lygiagrečiai. Toks atsargumas leidžia palyginti rezultatus ir įsitikinti, kad duomenys sutampa, prieš galutinai atsisakant ankstesnio būdo. Nors tai pareikalauja šiek tiek papildomo darbo, jis atsiperka ramybe — paleidimo dieną nebelieka baimės, kad kažkas bus prarasta. Gerai suplanuotas perėjimas skiriasi nuo skuboto būtent šiuo pasiruošimu, ir būtent jis dažniausiai nulemia, ar integracija taps palengvinimu, ar naujų problemų šaltiniu. Jei turite galimybę, paleidimą planuokite ramesniu laikotarpiu, o ne prieš didžiausią pardavimų sezoną, kad netikėtumai neužkluptų pačiu nepalankiausiu metu.
Laikas veikti, kol augimas netapo našta
Jei atpažinote bent porą aukščiau aprašytų požymių, integracija nebėra prabanga, o būtinybė. Kuo ilgiau delsiama, tuo daugiau laiko ir pinigų nuteka pro pirštus kiekvieną mėnesį. Pradėti verta nuo poreikių surašymo ir platformų suderinamumo patikros — tai apsaugo nuo nemalonių staigmenų. Jei norite pamatyti, kaip tai veikia praktiškai, susipažinkite su apskaitos ir verslo valdymo sprendimu Finvalda ir įvertinkite, kurios integracijos tiktų būtent jūsų verslo modeliui.